Antecedentes de Pease Park Conservancy

Pease Park Conservancy celebra la diversa ecología e historia que hacen que el primer parque público de Austin sea valioso y único. La Conservación trabaja para restaurar, mejorar y mantener este espacio verde público de 84 acres para el uso sostenible y el disfrute de todos. 

El Parque Pease es un espacio verde urbano accesible para todos, donde la gestión del territorio, la innovación medioambiental y la programación integradora abrazan la historia de la comunidad e inspiran su futuro.

Gracias por elegir Pease Park como lugar para su evento.

Propuesta de evento / solicitud de reserva

El proceso de reserva comienza cuando usted envía un Formulario de Solicitud de Eventos que puede encontrar en peasepark.org/reservations o haciendo clic en el botón al final de este párrafo. Le rogamos que cumplimente la Solicitud de Eventos en su totalidad y que proporcione una descripción clara y completa del evento propuesto. Las solicitudes incompletas podrían retrasar el proceso de revisión. Pease Park Conservancy es una organización sin ánimo de lucro 501(c)(3) responsable de gestionar las operaciones, el mantenimiento y la programación de Kingsbury Commons en Pease Park, y de aprobar las solicitudes de eventos para Kingsbury Commons. Nos aseguramos de que las actividades y eventos puedan ser acomodados, estén debidamente coordinados, y no tengan un impacto negativo en el parque y sus usuarios diarios.

Tiempo de presentación

Las solicitudes de eventos deben presentarse con la mayor antelación posible al evento propuesto. Para actos multitudinarios de 100 personas o más, le recomendamos que presente la solicitud a más tardar 90 días antes de la(s) fecha(s) preferida(s). Para actos de menor envergadura, le recomendamos que envíe la solicitud con al menos 45 días de antelación. No podemos mantener o reservar un lugar hasta que se haya presentado la solicitud, se haya firmado un contrato y se haya abonado la tasa de reserva. Puede enviar una solicitud para iniciar el proceso aquí: peasepark.org/inquiry La presentación de una solicitud no garantiza que su evento sea aprobado. 

Tenga en cuenta que nuestro tiempo de respuesta puede tardar hasta 5 días laborables debido al volumen de consultas.

Tiempo de respuesta

Las solicitudes debidamente cumplimentadas se revisan en un plazo de cinco días laborables a partir de la fecha de presentación. Una vez revisada la solicitud, recibirá un presupuesto para el alquiler del parque y recomendaciones sobre la configuración de su evento en el espacio. Sin una solicitud completa, no se realizará ningún presupuesto. Tenga en cuenta que su propuesta original puede requerir pequeñas revisiones debido a restricciones de tiempo y espacio, normas del parque o complicaciones logísticas. 

Política de cancelación 

Todas las cancelaciones deben presentarse por escrito al menos 30 días antes del evento. Si Pease Park Conservancy cancela el evento debido a circunstancias imprevistas, las tarifas aplicables serán reembolsadas al solicitante. Si el solicitante cancela el evento con 21 días o menos de antelación, perderá el derecho al reembolso de las tarifas de alquiler ya abonadas. (Excepto en el caso de las condiciones meteorológicas, que se describen más adelante). Los clientes que tengan que cancelar su reserva en un plazo de 30 días podrán transferirla a otro día, siempre que haya disponibilidad.

Resumen de las tarifas de alquiler

Las tasas totales sólo se abonarán una vez que se haya presentado y aceptado una solicitud de propuesta completa. El funcionamiento, la gestión y la programación de Kingsbury Commons en Pease Park se financian con contribuciones privadas y, en parte, con los ingresos generados por el alquiler de eventos.

La tarifa de su evento se determinará teniendo en cuenta los siguientes criterios:

  • Estudio de mercado y costes de lugares de eventos comparables. 

  • Tipo de evento: si el evento es público o privado, corporativo, comercial, promocional o informativo. 

  • Uso público/acceso al parque: si el evento perturba el uso público del parque, incluyendo la obstrucción del flujo de tráfico peatonal o el cierre de alguna parte del parque al público. 

  • Estructuras: si se requieren grandes estructuras o es necesario un gran equipamiento. 

  • Duración: el tiempo total que se utilizará el parque desde la carga y el montaje hasta la salida. 

  • Necesidades de mano de obra del PPC: si su evento requiere la mano de obra del personal de Pease Park Conservancy

Las tarifas se determinan en función de los detalles de su solicitud de evento. Cuanto más detallado sea, más preciso será su presupuesto. Su tarifa total estimada incluirá una tarifa base en función de la zona de Kingsbury Commons en Pease Park que se utilizará para su evento. 

PPC destaca las siguientes directrices en sus alquileres de eventos y servicios:

  1. Como corazón recreativo y alma cultural de Pease Park, el objetivo principal es mantener Kingsbury Commons abierto a las comunidades a las que sirve. Como tal, siempre habrá huéspedes del parque muy cerca de los lugares donde se celebren eventos.    

  2. El acceso al sendero oriental nunca se cerrará

  3. Antes de la remodelación de Kingsbury Commons, el Tudor Cottage estaba cerrado y se utilizaba como almacén de suministros para voluntarios. El Tudor Cottage y la Terraza están lo suficientemente aislados del resto de Kingsbury Commons como para que cualquier cierre en esta zona no impida el uso del resto de Kingsbury Commons por parte del público en general. Pease Park Conservancy pretende utilizar esta zona tanto como sea posible para eventos comunitarios, al tiempo que ofrece reservas con descuento del espacio a organizaciones sin ánimo de lucro locales y reservas gratuitas a departamentos de la ciudad de Austin. El plan es utilizar este espacio para alquileres reservados de pago o reservas gratuitas o con descuento para eventos comunitarios con más frecuencia que cualquier otro elemento o servicio de Kingsbury Commons.

  4. Los horarios de alquiler disponibles en cualquier día son de 6:00 a 22:00.

  5. Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden beneficiarse de un descuento del 50%, una vez al trimestre, en las reservas del Tudor Cottage y la Terraza de Pease Park.

Tasas de reserva por recinto/menaje

Visite cada una de las páginas siguientes para obtener más información sobre cada espacio reservable.

Casa de campo/Terraza

Pista de baloncesto

Casa del árbol

Gran Césped

Aula/Amfiteatro al aire libre

Mesas de picnic (4)

TASAS ADICIONALES

Pease Park Conservancy se reserva el derecho de facturar los daños que superen la fianza.

tasa por mobiliario:

Para utilizar las (75) sillas plegables, (3) mesas de 6 pies y (10) mesas de 8 pies de PPC, el patrocinador tendrá que pagar una cuota de $400 por el mobiliario. Esta cuota no incluye el montaje o desmontaje de los muebles de PPC. Los invitados son responsables del montaje y desmontaje de su evento.

Los daños a las mesas y sillas se descontarán de la fianza:

  • Sillas dañadas o faltantes: 112 dólares de deducción por silla

  • Mesa dañada o faltante: deducción de $150 por mesa

  • Daños a elementos del parque: Se facturará a los huéspedes el importe total de los costes de reparación de los daños ocasionados en las instalaciones del parque.

SEGURIDAD:

Dado que la mayor parte del parque permanece abierta al público, en los eventos de 100 o más personas es necesario contratar personal de seguridad para garantizar la seguridad de los asistentes y ayudar a dirigir el tráfico por el parque.

Pease Park Conservancy colabora con el Departamento de Policía de Austin para proporcionar servicios de seguridad en eventos públicos. El coste por agente es de $75-$100/hora por agente dependiendo de la disponibilidad. El pago de los oficiales corre a cargo del solicitante. Por favor traiga un cheque por la cantidad de tiempo solicitada y llene la sección "Para:" con el nombre del oficial al encontrarse con ellos en su evento. Pease Park Conservancy puede coordinar la programación de la seguridad y pasar los costes al patrón.

PUEDEN APLICARSE CARGOS ADICIONALES POR LO SIGUIENTE

  • Uso excesivo de electricidad o agua

  • Limpieza posterior al evento

  • Permisos municipales (ver Permisos)

  • Restauración/sustitución del suelo 

  • Aparcamiento permitido

El solicitante es responsable de proporcionar todo el equipo, los suministros, el personal, los permisos, la seguridad y el personal de emergencia, el reciclaje y la gestión de residuos, y los baños suplementarios necesarios para el evento del solicitante.

Tasa de limpieza de la nevera (reservas de cabañas tudor y terrazas)

La nevera del Tudor Cottage está a su disposición durante su reserva. Si algo (incluyendo bebidas sin abrir, condimentos, derrames, etc.) se deja en la nevera después de que termine su reserva, incurrirá en una tarifa de limpieza de $ 100 en la tarjeta de crédito proporcionada para el pago. Todos los artículos dejados en la nevera después de un evento serán desechados y no devueltos a los huéspedes.

CANON DE ALQUILER Y FIANZA

Una vez aprobada la solicitud del evento, todos los eventos deberán abonar una parte de la tasa de reserva. un depósito (véase la tasa de reserva más arriba) para garantizar la reserva del parque. Esta cantidad se basa en el tamaño y el área del evento, la duración del evento y la tarifa total estimada para el evento. El saldo restante de la cuota de reserva deberá abonarse a más tardar 2 semanas antes del evento. Tras la fecha del evento, se le facturará cualquier daño y/o servicio adicional.

PERMISOS

Dependiendo de la naturaleza de su evento, es posible que tenga que obtener permisos asociados a la celebración de eventos en Austin. Estos permisos pueden incluir, entre otros, permisos para eventos especiales de la ciudad de Austin, permisos de la Comisión de Bebidas Alcohólicas de Texas, permisos de sonido amplificado, permisos de cierre de calles, permisos de estacionamiento y derecho de paso, licencias de derechos de autor de música (BMI, ASCAP y/u otros). La administración de Pease Park Conservancy le ayudará a determinar qué permisos adicionales se requieren para su evento, pero usted es responsable de obtener todos los permisos, pagar todas las tarifas de los permisos asociados y proporcionar copias de cada permiso a la administración de Pease Park Conservancy antes de su evento. Su evento está sujeto a la cancelación si no se obtienen los permisos adecuados. La ciudad de Austin suele cobrar una tasa por los permisos.

FOTOGRAFÍA Y FILMACIÓN PROFESIONALES

Los grupos que deseen utilizar Kingsbury Commons en Pease Park para fotografía o videografía comercial, NO en conjunción con un evento aprobado, deben solicitar un permiso. Se requiere un permiso si el equipo es más extenso que un solo trípode y un equipo de una sola persona. Puede ponerse en contacto con Pease Park Conservancy para solicitar un permiso. 

GRUPOS DE FITNESS O CLASES RECURRENTES

Pease Park Conservancy tiene un proceso de permisos, tarifas y requisitos para las actividades programadas regularmente que mejoran la experiencia del parque en sitios seleccionados. Se requieren permisos para todos los entrenadores/actividades independientemente de si las clases son gratuitas o de pago.

Las actividades cubiertas/permitidas en este proceso incluyen:

  • Consultores de salud y bienestar

  • Entrenadores de perros

  • Instructores de yoga,

  • Grupos de ciclistas (no motorizados), y

  • Otros proveedores de servicios profesionales al aire libre.

Los titulares de permisos que realicen actividades de instrucción o de grupos de excursiones en bicicleta no motorizadas en las tierras del parque están sujetos a una tasa de permiso de 50 dólares por instructor/guía por cada período de permiso. 

Períodos de vigencia de los permisos: De enero a junio y de julio a diciembre. Se estandarizan seis meses de enero a junio y de julio a diciembre. Si adquiere su permiso a mitad de periodo, deberá renovarlo al comienzo del siguiente periodo.

EVENTOS EN LA CALLE

Si su evento sobrepasa el perímetro del parque, es posible que necesite un Permiso de Eventos Especiales de la Ciudad de Austin para utilizar el derecho de paso. Esto incluiría colas que se extienden más allá de los límites del parque y más. Nosotros le ayudaremos a determinar si su evento requiere permiso de calle y derecho de paso. 

PERMISOS DE CONCESIÓN TEMPORAL

Pease Park Conservancy ofrece Permisos de Concesión Temporal para la venta de mercancías orientadas a la recreación dentro de Kingsbury Commons por una duración de 1 día a 6 meses. Los permisos más solicitados son los de comida/bebida, mercancías y artistas. Los permisos de concesión NO se emiten para que los vendedores vendan fuera o cerca de los eventos especiales permitidos, a menos que formen parte de, o estén coordinados con, el propio evento.

Tipos de permisos/tasas

  • Permisos de Concesión Temporal ($1500/período de seis meses): Para alimentos, bebidas y mercancías, la tarifa para operar durante seis meses en el Parque Pease se basa en un porcentaje de ventas de hasta el 10% en lugar de la tarifa del permiso.

  • Permisos de concesión de un solo día ($250/día) Pease Park Conservancy expide permisos de un solo día a los vendedores que desean instalarse en un lugar del parque (o fuera de él) para un evento de corta duración.

  • Artistas en los parques Se permite a los artistas actuar en el parque siempre que estén registrados y aprobados por Pease Park Conservancy.

SONIDO

Los solicitantes pueden tener sonido amplificado de 10:00AM a 10:00PM, hasta 80-decibeles con un permiso. Los niveles de sonido deben adherirse a los establecidos por la Ordenanza de la Ciudad para un Área Residencial (Capítulo 9-2 Ruido y Sonido Amplificado). Se debe obtener un permiso de sonido del Departamento de Parques y Recreación de Austin (PARD) para operar equipos de sonido por encima de esos límites. Para obtener un permiso de sonido temporal, deberá comunicarse con la Ciudad de Austin (http://www.austintexas.gov/parkevents). Los eventos que presenten una solicitud al Austin Center for Events (ACE) podrán ser contactados directamente por el PARD. Se requiere que el solicitante gestione activamente los niveles de sonido según lo prescrito en la Ordenanza de la Ciudad y en coordinación con los residentes y negocios cercanos.


seguro

Pease Park Conservancy requiere un permiso de seguro para eventos especiales organizados en, pero no limitados a, el Tudor Cottage, la Terraza, la Casa del Árbol y el Anfiteatro. Todos los solicitantes deben cumplir con los requisitos de seguro establecidos por Pease Park Conservancy. Seguro de responsabilidad general comercial con un límite mínimo de lesiones corporales y daños a la propiedad por ocurrencia de $500,000 para las coberturas: A- (lesiones corporales y daños a la propiedad) y B- (lesiones personales y publicitarias).

La póliza contendrá las siguientes disposiciones:
A. Productos y Operaciones Completas con un límite mínimo de 500.000 $
B. Daños a locales alquilados o responsabilidad legal por incendio con un límite mínimo de 50.000 dólares
C. Cobertura de contratistas independientes

Se requiere un seguro de responsabilidad civil de automóviles para todos los vehículos propios, ajenos y alquilados con un límite único combinado mínimo de 500.000 dólares por incidente.

Si es un propietario único, es posible que se le apliquen los requisitos modificados del seguro de responsabilidad civil para automóviles personales. Conservancy le pedirá la declaración de propietario único para que la firme y feche. La declaración documenta para Pease Park Conservancy que usted es un propietario único sin empleados, subcontratistas o contratistas independientes y que el único vehículo utilizado para prestar servicios es su vehículo personal.

La prueba del seguro debe presentarse a más tardar 14 días antes del evento. Si no se presenta el certificado de seguro como se requiere, puede resultar en la cancelación y la pérdida del depósito.

Certificado de seguro y disposiciones, especificaciones y requisitos de la póliza:

Todas las pólizas requeridas* deberán estar endosadas y los certificados deberán reflejar lo siguiente:
A. Pease Park Conservancy y la Ciudad de Austin figuran como asegurados adicionales (no se requiere en el seguro de indemnización laboral y de responsabilidad del empleador).
B. Renuncia a la subrogación a favor de Pease Park Conservancy y la Ciudad de Austin.
C. Aviso de cancelación de 30 días a favor de Pease Park Conservancy y la ciudad de Austin.
D. *Los requisitos del endoso anterior no se aplican al seguro de responsabilidad civil profesional.

TODOS LOS ENDOSOS que nombran a Pease Park Conservancy y a la CIUDAD como asegurados adicionales, que conceden exenciones y que proporcionan un aviso de cancelación, así como todos los certificados de seguro deberán indicar:

Pease Park Conservancy: PO Box 50065, Austin, TX 78763
City of Austin Parks & Recreation Department: PO Box 1088, Austin, TX 78767

Para los ciudadanos particulares que deseen un seguro para eventos especiales de un día, los solicitantes pueden comprar y obtener un permiso de seguro para eventos especiales.

Liberación e indemnización

Pease Park Conservancy y la Ciudad de Austin no son responsables de ninguna persona lesionada en relación con su evento, ni de los bienes personales dañados o abandonados en Pease Park. Usted entiende y acepta que eximirá de responsabilidad e indemnizará a Pease Park Conservancy y a la Ciudad de Austin (colectivamente, "Partes indemnizadas") por cualquier reclamación, daño o responsabilidad que pueda surgir de su evento o de su uso de Pease Park. Usted entiende y está de acuerdo en que las disposiciones de liberación e indemnización contenidas arriba están destinadas a cubrir lesiones, reclamaciones, daños o responsabilidades que surjan de la negligencia de las Partes Indemnizadas.


DIRECTRICES COMPLEMENTARIAS

Alcohol

Si su evento requiere la venta de alcohol, la ley estatal exige un permiso adicional para eventos temporales de la TABC. 

Aseos

Pease Park cuenta con tres (3) áreas de aseos femeninos, (3) masculinos y (1) familiar que están abiertas al público durante el horario del parque. El solicitante es responsable de proporcionar aseos adicionales cuando el número de asistentes al evento supere los 250 invitados. Los eventos de más de 250 invitados requieren una proporción de dos aseos por cada 500 asistentes, uno de los cuales, como mínimo, debe ser accesible para la ADA. Se requieren estaciones de desinfección manual y mantenimiento diario. La colocación y retirada de los aseos portátiles debe realizarse bajo la supervisión del personal de Pease Park. 

Capacidad

La capacidad del Kingsbury Commons es de aproximadamente 20.000 personas. El número de participantes no puede superar esta cifra en ningún momento. 

Limpieza y restauración

Los solicitantes deben retirar todos los materiales relacionados con el evento, incluidos, entre otros: equipos, suministros, basura, reciclaje y desechos. Si no se retira todo el material relacionado con el evento del parque, es posible que se cobren tasas de restauración adicionales. 

Electricidad 

Consulte el Plan de Servicios Públicos para conocer los puntos de acceso a la electricidad in situ. Su solicitud debe incluir la necesidad de acceso a la electricidad y el tipo de distribución que piensa utilizar. Se requiere un electricista con licencia y un permiso eléctrico para cualquier conexión, cable a cable o conexiones eléctricas similares. Los eventos de gran envergadura pueden estar sujetos a una tarifa de conexión en función de la magnitud de las necesidades de energía. El uso mínimo de electricidad es gratuito. La ubicación de los generadores eléctricos debe ser aprobada por el personal de Pease Park Conservancy. 

SEÑALIZACIÓN

Toda la señalización de eventos debe ser aprobada a través del proceso de solicitud de eventos para garantizar su exactitud y que sea segura y no dañe la propiedad del parque. Queda terminantemente prohibido retirar o cubrir la señalización existente en el parque. No se permite la señalización escrita a mano.

ALIMENTACIÓN Y BEBIDAS

Aunque usted puede utilizar los proveedores de alimentos y bebidas de su elección, Pease Park Conservancy tiene que aprobar su proveedor. En este momento, Pease Park Conservancy no autoriza ningún camión de comida externo. Por favor vea abajo los proveedores de comida y bebida preferidos por PPC. A continuación verá una lista de los proveedores de catering preferidos por PPC:

  • Flavor Company & Gusto Italian Kitchen, Cameron Lockley, Propietario, https://www.flavorcatering.com/ o https://gustoitaliankitchen.com/gusto-at-home

    • Antipasti y quesos

    • Italiano

    • Mediterráneo

    • Barbacoa

    • Fajitas

    • Personalizable

  • SnoRide es el vendedor oficial de conos de nieve de Pease Park Conservancy. No permitiremos ningún otro vendedor de conos de nieve en Pease Park en este momento. Por favor, póngase en contacto con SnoRide para paquetes de fiesta de cumpleaños:

    • Horario de atención al público: *Debido a la escasez de personal, las previsiones meteorológicas y la cantidad de existencias, tenga en cuenta que el horario diario puede variar.

    • https://www.snorideatx.com & christina@snoride.co

  • Brother Friend es el vendedor oficial de café y pasteles de Pease Park Conservancy. Por el momento, no permitiremos la presencia de ningún otro proveedor de café y repostería en Pease Park. Por favor, póngase en contacto con Brother Friend para las solicitudes de catering:

Paisajismo/Árboles/Recursos

El paisaje, los árboles, el césped y las pasarelas deben protegerse de daños durante la carga y descarga y a lo largo de todo el evento. El personal del parque trabajará con usted para diseñar un plan de protección adecuado. Cualquier daño a la jardinería, césped, mobiliario, instalaciones o equipo del parque será facturado al solicitante del evento. Se prohíbe el estacado de carpas u otras estructuras. Las carpas deben asegurarse con lastres de agua o sacos de arena.

Horas

Los eventos deben tener lugar dentro del horario del parque, a menos que se apruebe lo contrario. El parque está abierto de 6:00 a 22:00.

CARACTERÍSTICAS DEL PARQUE

Otras instalaciones del parque, como el Splashpad, el parque infantil y las parrillas, no están sujetas a reserva y están disponibles para uso público cuando están operativas. Para obtener la información más actualizada sobre la disponibilidad de otras instalaciones del parque, consulte el banner de nuestra página web: www.peasepark.org y las cuentas de redes sociales para conocer los cierres o reparaciones que puedan afectar a la experiencia general del parque.

Hinchables y atracciones

Se prohíbe el uso de casas inflables de rebote, moonwalks, paredes de escalada, dunking cabinas, paseos mecánicos y petting zoos. Los vendedores, contratistas de atracciones o subcontratistas están obligados a mantener un seguro (y deben proporcionar los certificados de seguro requeridos antes de entrar en Pease Park) y deben cumplir con todos los requisitos de inspección estatales y locales. 

APARCAMIENTO

El aparcamiento es muy limitado. Las reservas de Tudor Cottage y Terrace tienen derecho a una plaza de aparcamiento reservada junto a Tudor Cottage (en la cima de la colina de Kingsbury Street). Los eventos de Tudor Cottage y Terrace deben coordinar con Pease Park Conservancy las opciones de aparcamiento adicionales al menos un mes antes de la fecha del evento. Puede encontrar más información sobre el aparcamiento en: peasepark.org/parking

Carga y descarga

El parque y las aceras circundantes deben permanecer abiertos al público en todo momento, a menos que Pease Park Conservancy apruebe lo contrario por escrito. Los vehículos motorizados están prohibidos en cualquier zona del parque. El Parque Pease tiene una zona de carga comercial justo al oeste de las históricas mesas de picnic Se pueden obtener permisos adicionales a través de la ciudad de Austin para una carga y descarga más prolongada.  

Normas del parque

Sin excepción, todas las normas del parque permanecerán en vigor durante los eventos.  

Señalización

Toda la señalización de eventos debe ser aprobada a través del proceso de solicitud de eventos para garantizar que es segura y que no dañará la propiedad del parque. Está estrictamente prohibido quitar o cubrir la señalización existente en el parque. No se permite ninguna señalización escrita a mano.

Escenario y montaje

Junto con la solicitud del evento, se requieren planos detallados que indiquen la ubicación de todo el equipo, las bases, los materiales y los lugares de actividad. Una vez aprobado, se debe presentar a la dirección de Pease Park Conservancy un calendario completo de actividades de carga, rendimiento y descarga al menos cuatro (4) semanas antes del evento.  

Tiendas de campaña

Las carpas de más de 400 pies cuadrados (con laterales), o de 700 pies cuadrados (sin laterales - sólo toldo) deben ser inspeccionadas por la División de Eventos Especiales de la Ciudad de Austin. Todas las carpas comerciales de alquiler deben coordinarse con el solicitante antes del evento. Se permite el uso de carpas tipo pop-up en el sitio. El uso de estacas está estrictamente prohibido. El anclaje se puede hacer usando pesos apropiados o barriles de agua solamente. Todas las carpas deben ser aprobadas como parte del proceso de solicitud del evento. 

Reciclaje y basura

Toda la basura de reciclaje y vertedero debe retirarse adecuadamente del parque dentro del tiempo de alquiler permitido para el evento. Todos los grupos DEBEN llevar su basura/reciclaje al contenedor situado en el aparcamiento de la esquina de Parkway y Kingsbury Street. No utilice el pequeño contenedor de basura en el edificio de la residencia a través de Kingsbury Street desde el parque. Si no se retira la basura correctamente, se cobrarán tasas adicionales y se perderá el depósito de seguridad.

Vehículos, carga/descarga 

Los vehículos necesarios para la carga y/o la producción del evento deben ser aprobados a través del proceso de solicitud. Todos los vehículos relacionados con el evento deben estar autorizados. Los vehículos no pueden entrar en el terreno del parque en ningún momento sin permiso previo y están estrictamente limitados a las zonas aprobadas para vehículos. Los vehículos no podrán permanecer en el recinto durante el evento a menos que hayan sido aprobados a través de la solicitud del evento. 

Protocolo de cancelación/retraso de eventos en caso de mal tiempo 

  1. Si las inclemencias del tiempo se producen después de los días del evento, y el PPC está de acuerdo (por escrito) en que es necesario ampliar el periodo de carga para proteger la propiedad pública, no se cobrarán tasas adicionales por el desmontaje.

  2. Si las inclemencias del tiempo aparecen antes y durante el día del evento, y si el ORGANIZADOR tiene que no elegido suspender, retrasar y/o cancelar el día(s) del evento para proteger proactivamente la propiedad pública, todos los días adicionales de desmontaje requeridos para cualquier actividad de limpieza/restauración, incluyendo cada día adicional hasta que los terrenos estén completamente restaurados a las condiciones previas al evento (ya sea abierto al público o no), se cobrará una tarifa de desmontaje por día, además de las tarifas mencionadas anteriormente.

  3. Las inclemencias del tiempo pueden llevar a la suspensión o cancelación del evento para proteger la propiedad pública. Se recomienda encarecidamente que el ORGANIZADOR consulte a su compañía de seguros y al gestor de riesgos para obtener las protecciones comerciales adecuadas, así como cláusulas y/o avisos a todos los proveedores/contratistas de que las condiciones adversas pueden requerir un retraso en la retirada de los bienes del recinto.

  4. PPC se reserva el derecho de cancelar un evento debido al clima y tomará esta determinación en su exclusivo derecho como administrador de la propiedad para garantizar la protección de la vida, la propiedad y garantizar la seguridad. Los representantes de PPC se pondrán en contacto con el ORGANIZADOR para discutir las condiciones existentes en el lugar y se presentarán las solicitudes de acción (incluyendo el aplazamiento o cancelación).

Protección de los terrenos del parque

  1. Los documentos normativos y los requisitos para los terrenos de regadío de los parques, la protección de los terrenos de los parques y la protección de los árboles se encuentran en: https://www.austintexas.gov/page/special-events-policies-procedures. Véase la sección "Eventos especiales".

  2. El ORGANIZADOR debe proporcionar una formación adecuada a los subcontratistas y a los proveedores con antelación, y contratar una carga suficiente en el tiempo para permitir una carga metódica en las superficies pavimentadas existentes.

  3. ÁRBOLES: No se puede conducir ni almacenar ningún vehículo, maquinaria, infraestructura para eventos, materiales o artículos similares bajo las copas de los árboles, excepto si se permite a través del proceso del plan del sitio del evento. La poda de árboles NO será realizada por nadie que no sea la unidad de Silvicultura Urbana de Parques y Recreación. La colocación de todos los vehículos grandes/altos de los vendedores debe considerarse estratégicamente para evitar dañar las copas de los árboles, los troncos o los sistemas de raíces. Algunos vehículos de los vendedores permitidos NO pueden pasar por debajo de todos los árboles/paisajes naturales existentes.

  4. Los daños a los árboles identificados por la revisión forestal del PARD requerirán una solicitud de revisión retroactiva de la Ordenanza de Árboles y pueden dar lugar a tasas de mitigación y/o gastos de reparación a cargo del ORGANIZADOR, como se indica en el Código de Desarrollo del Suelo 25-8 y en el Manual de Criterios Ambientales 3.5.4.

Política sobre perros y animales

Aunque amamos a nuestros amigos caninos, también reconocemos que un entorno cercano con niños, perros, comida y/o música puede ser un ambiente estresante para un animal.

Para garantizar un evento agradable y seguro, le rogamos que revise nuestra política sobre animales de compañía y la comparta en los mensajes de su evento.

Para los asistentes a su evento, los perros deben ser:

  • esterilizados o castrados

  • libre de moscas y garrapatas

  • con correa en todo momento

    • las correas no deben medir más de 1,80 m y no deben ser retráctiles

    • las correas deben ser manejadas por un adulto (no un niño) capaz de intervenir en caso de incidente

  • Vacunas al día (rabia, DHLPPC, bordetella)

  • Si se produce un incidente, ambos propietarios deben ser capaces de proporcionar registros de vacunación precisos y actualizados con el anfitrión del evento.

El personal y los voluntarios del evento deben:

  • no tener a sus perros en las instalaciones durante el evento, de modo que puedan vigilar el comportamiento de otros perros y estar preparados para intervenir en caso de necesidad.

  • asegurarse de que los dueños de perros limpian los excrementos de sus mascotas

El organizador del evento es responsable de cualquier incidente que se produzca durante el mismo (antes, durante y después). Si se produce un incidente, es importante documentar por escrito lo sucedido y hablar y recibir información de todas las partes implicadas, así como de los testigos.

Todos los perros son diferentes. A los perros que muestren un comportamiento agresivo se les pedirá que se marchen.

Los propietarios son responsables del comportamiento de su perro y de su seguridad y la de sus perros. Al llevar a su perro a un evento, asumen voluntariamente cualquier riesgo de daño.